POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RP) DÉTENUS PAR MARIE-HÉLÈNE VAILLANT NUTRITIONNISTE-DIÉTÉTISTE (MHVN-D).
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de ses activités, MHVN-D recueille et utilise des renseignements personnels sur les patients qui requièrent ses services.
MHVN-D est soumise à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »). À cette fin, MHVN-D est responsable d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient et de se conformer à la Loi.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont MHVN-D les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont MHVN-D traite les renseignements personnels.
DÉFINITIONS :
Un renseignement personnel (ci-après « RP ») est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, de manière directe ou indirecte. Voici les RP que MHVN-D collecte auprès des personnes qui sollicitent ses services :
- Nom et prénom;
- Adresses domiciliaires et électroniques;
- Numéro de téléphone;
- Données démographiques (Genre, date de naissance);
- Données de facturation (informations de carte de crédit)
Un renseignement personnel sensible (ci-après « RP Sensible ») est un renseignement qui, en raison de sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Voici les RP Sensibles que MHVN-D peut collecter auprès des personnes qui sollicitent ses services, suivant leur consentement :
- Numéro d’assurance maladie;
- Résultats d’examens médicaux;
- Liste de médicaments
APPLICATION
La présente politique vise tous les RP et RP Sensibles que MHVN-D collecte, gère et utilise.
1. Consentement à la collecte des RP et RP Sensible
La prise d’un rendez-vous avec MHVN-D implique un consentement implicite à la collecte de certains RP (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse courriel) qui permettent l’ouverture du dossier patient. D’autres RP et RP Sensibles peuvent être collectés lors de la prestation des services de MHVN-D, suivant un consentement explicite des personnes concernées et en expliquant les fins de cette collecte.
Lorsque MHVN-D collecte des RP et RP Sensibles sur des personnes de moins de 14 ans, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur doit consentir à la collecte.
2. Collecte des RP et RP Sensible
La collecte des RP et RP Sensibles se fait :
- Directement auprès de la personne qui sollicite des services de MHVN-D;
- Via la plateforme Go Rendez-Vous, qui a émis un avis de confidentialité disponible sur son site web https://www.gorendezvous.com/avis-de-confidentialite;
- Via un accès sécurisé au Dossier Santé Québec, suivant le consentement du patient concerné; et
- Via la plateforme Square, pour les informations de carte de crédit. Celle-ci a émis un avis de confidentialité disponible sur son site web https://squareup.com/ca/fr/legal/general/privacy-no-account. En aucun cas MHVN-D n’a accès aux informations de carte de crédit recueillies par Square et elle ne peut en conséquence collecter, utiliser ou stocker ces informations.
Au moment de la collecte, MHVN-D informe les personnes des informations suivantes :
- Les fins auxquelles sont recueillis les RP et RP Sensibles;
- Les droits d’accès et de rectification des RP et RP Sensibles prévus à la Loi; et
- Leur droit de retirer leur consentement à l’utilisation des RP et RP Sensibles recueillis.
3. Accès aux RP et RP Sensibles et mesures de sécurité
Les RP et RP Sensibles que MHVN-D détient sont conservés sur un ordinateur sécurisé et une copie en est conservée sur un disque dur externe conservé dans un endroit sécurisé. Aucune personne autre que MHVN-D n’a accès à ces données.
MHVN-D s’engage à s’assurer du traitement des RP et RP Sensibles qu’elle détient durant tout leur cycle de vie de la façon la plus sécuritaire possible.
4. Utilisation des RP et RP Sensibles
MHVN-D limite l’utilisation des RP et RP Sensibles aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, soit l’identification des personnes qui sollicitent ses services, la communication avec elles et la prestation de soins nutritionnels. Les RP peuvent être également utilisés au besoin pour détecter, prévenir et enquêter sur des activités frauduleuses ou illégales.
5. Communication des renseignements
MHVN-D ne communique pas les RP et RP Sensibles qu’elle détient à quiconque sans le consentement de la personne concernée, à moins d’une exception prévue aux présentes, dans la Loi ou dans le Code de déontologie des diététistes https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-26,%20r.%2097%20/. Ce consentement devra être donné de manière explicite dès lors qu’il s’agit d’un RP Sensible.
6. Conservation et destruction des RP et RP Sensibles
MHVN-D conserve les RP et RP Sensibles qu’elle détient sur une personne ayant sollicité ses services pendant 5 ans à partir de la date du dernier service rendu, tel que prévu dans le Règlement sur la tenue de dossiers des diététistes https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-26,%20r.%20105.
Par la suite, MHVN-D s’assure de détruire les RP et RP Sensibles ou de les anonymiser de façon irréversible et sécuritaire.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Les personnes sur lesquelles MHVN-D détient des RP et RP Sensibles ont le droit, en tout temps, via la procédure décrite ci-après, de contacter MHVN-D pour :
- Connaître les RP et RP Sensibles que MHVN-D détient sur elles;
- Connaître la durée de conservation des RP et RP Sensibles détenue sur elles;
- Demander l’accès aux RPet RP Sensibles détenus sur elles;
- Demander une correction aux RP et RP Sensibles si ceux-ci sont incomplets, inexacts ou équivoques;
- Demander que MHVN-D cesse d’utiliser les RP et RP Sensibles qui les concernent; et
- Demander à ce que les RP et RP Sensibles qui les concernent soient anonymisés.
Pour ce faire, la personne concernée doit faire une demande écrite (par courriel ou par la poste) adressée à MHVN-D à l’adresse indiquée au point 9 ci-dessous. MHVN-D donnera suite à ces demandes dans un délai maximal de TRENTE (30) jours à moins que la Loi prévoit une exception ou une interdiction de ce faire. En cas de refus, celui-ci sera motivé par une disposition légale et indiquera les recours possibles en vertu de la Loi et le délai pour les exercer.
8. Processus de traitement des plaintes en lien avec la présente politique
Tout individu qui souhaite déposer une plainte en lien avec la gouvernance de MHVN-D à l’égard de la gestion des RP et RP Sensibles doit le faire par écrit et envoyer sa plainte à MHVN-D.
Dépôt et réception d’une plainte :
La plainte doit inclure les éléments suivants, sans quoi elle ne pourra être considérée comme recevable :
- Le nom du plaignant;
- Son adresse domiciliaire;
- Son numéro de téléphone;
- Son courriel; et
- Les motifs de la plainte.
MHVN-D accusera réception de la plainte auprès du plaignant dès que possible. L’accusé de réception devra contenir les informations suivantes :
- Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à MHVN-D, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
- Le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte, soit MHVN-D;
- Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai fixé, soit 5 jours ouvrables, à défaut de quoi la plainte sera réputée abandonnée;
- Une copie de la politique de traitement des plaintes.
Traitement de la plainte :
Toute plainte reçue sera traitée de manière confidentielle.
Dans les TRENTE (30) jours de la réception de la plainte complète, MHVN-D devra la traiter, puis envoyer une réponse finale, écrite et motivée au plaignant.
Si MHVN-D ne peut pas traiter la plainte dans ce délai de TRENTE (30) jours, le plaignant devra être informé par écrit des motifs du retard et du délai dans lequel sa plainte sera traitée.
9. Responsable de la protection des RP
Les coordonnées de la personne responsable de la protection des RP sont les suivantes :
Marie-Hélène Vaillant, nutritionniste-diététiste
Adresse : 8055 rue de Teck, Montréal (Québec) H1L 1G9
Téléphone : 418-998-9541
Courriel : mhv@mhvnutrition.com
- Pratiques relatives aux renseignements collectés automatiquement
Bien que les renseignements collectés automatiquement ne puissent généralement pas être considérés comme des renseignements personnels, dans le sens où ils ne sont pas collectés de façon à permettre d’identifier personnellement un individu, cette section vise à renseigner les personnes intéressées sur les pratiques de MHVN-D relativement aux renseignements collectés automatiquement.
Lorsque vous visitez le site Web mhvnutrition.com, certaines informations peuvent être recueillies automatiquement à l’aide de témoins (« cookies ») et stockées dans des dossiers journaux (« log files »). Les témoins sont de petits fichiers texte qui sont créés et stockés sur votre ordinateur lorsque vous naviguez sur le site Web. Ils enregistrent vos préférences de sorte que vos visites suivantes sur le site Web se déroulent plus efficacement.
Notez que vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Par défaut, les navigateurs permettent l’utilisation de ces témoins. De plus, vous pouvez aussi voir les fichiers témoins qui ont été créés sur votre disque dur à l’aide de votre navigateur et les effacer manuellement quand vous le désirez.
Les renseignements collectés automatiquement lorsque vous visitez le site mhvnutrition.com peuvent inclure; sans s’y limiter :
- Informations sur l’appareil (adresse IP, identifiants de cookies, informations sur le navigateur et le système d’exploitation);
- Fournisseurs de services Internet;
- Informations de localisation (géolocalisation);
- Préférence de langue;
- Pages visitées et moment des visites;
- Fréquence et durée des visites; et
- Données d’interaction (pages visitées, contenu visualisé, requêtes de recherche).
MHVN-D utilise également des outils d’analyse et de suivi tels que Google Analytics, Google AdSense, Google Remarketing Pixel, Facebook Pixel, et autres pour collecter des informations sur la manière dont ses services sont utilisés.
Les renseignements collectés automatiquement permettent principalement à MHVN-D de :
- Fournir, maintenir et améliorer ses services;
- Afficher du contenu personnalisé et de la publicité automatisée;
- Effectuer des analyses et des recherches;
- Traiter des statistiques et des informations sur le trafic; et
- Faciliter la navigation et améliorer le service pour votre confort.
- Modifications de la politique de confidentialité
Si des changements significatifs sont apportés à la présente politique, vous en serez informés de manière appropriée.
- Date d’entrée en vigueur
La présente politique de confidentialité est entrée en vigueur le 2024-02-19 01:17:14. et a été mise à jour le 2024-02-19 01:17:14.
